Sarana dan prasarana adalah hal penunjang penataan dokuman arsip yang sangat dibutuhkan suatu instansi. Seperti ruangan yang dikhususkan untuk penyimpanan arsip yang dikelola denga naman, sehingga terhindar dari resiko arsip yang hilang, rusak atau dicuri. Keberadaan ruang yang aman ini tentu sangat penting untuk mempertahankan kondisi arsip, tidak semua ruangan cocok untuk penyimpanan arsip ini. Perlu diperhatikan tingkat kelembaban ruangan sehingga terhindar dari tumbuhnya jamur yang dapat merusak arsip. Kemudian dibutuhkan juga perlatan seperti rak penyimpanan, folder, guide dan juga boks arsip.
Untuk lebih detail berikut penjelasan sarana dan prasarana apa saja yang merupakan standar penyimpanan arsip yang dibutuhkan suatu instansi:
1. Ruangan yang cukup untuk menyimpan arsip
Menentukan luasan ruangan untuk menyimpan arsip pada dasarnya tergantung dengan ruang yang disediakan oleh instansi tersebut. Biasanya ruangan yang dibutuhkan sekitar 200 M2, dengan tinggi ruangan 260 cm dengan kapasitas penyimpanan 1000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional. Sedangkan penyimpanan 1800 meter linear apabila menggunakan rak yang padat.
2. Suhu dan kelembaban dari ruangan penyimpanan
Untuk menghindari masalah jamur yang akan merusak arsip, maka instansi perlu memikirkan masalah suhu dan kelembaban pada ruang tersebut. Secara teknis bisa dilakukan dengan cara berikut:
- Secara rutin memeriksa kelembaban ruangan dengan menggunakan alat hyrometer
- Membuat sirkulasi udara yang baik dan lancer
- Mengatur dan menjaga suhu agar tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%
- Memilih rak arsip yang menjamin sirkulasi udara yang cukup
- Sebaiknya menghindari rak padat
- Memperhatikan dan memelihara agar lantai ruangan, langit-langit dan dinding tetap rapat dan tidak berlubang.
- Tidak menanam pohon dekat dengan ruangan penyimpanan
- Menjaga kebersihan ruangan
- Memperhatikan kondisi peralatan yang kemungkinan sudah terkena jamur, dan segera dipisah atau diganti agar tidak merambat ke boks arsip lainnya.
- Pondasi bangunan dibangun dengan kokoh agar tidak mudah roboh terkena angin kencang ataupun gempa bumi
- Bangunan dibangun pada daerah yang bebas banjir sehingga menghindari resiko kerusakan akibat banjir
- Jendela dan pintu dibuat dengan sistem yang rapat agar tidak mudah kena cipratan air hujan
- Alat-alat dalam ruangan penyimpanan sebaiknya tidak berbahan kayu untuk menghindari adanya rayap
3. Pencahayaan ruangan penyimpanan
Pencahayaan dalam ruang penyimpanan juga perlu diperhatikan, pilihlah penerangan yang tidak terlalu terang dan menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Menghindari sinar matahari langsung mengenai arsip. Apabila sinar matahari masuk melalui jendela, maka berilah tirai untuk mengahalau sinar matahari langsung.
4. Keamanan ruang penyimpanan
Untuk mencegah dan menanggulangi apabila terjadi kebakaran adalah ruang penyimpanan dilengkapi dengan alat pemadam api. Lengkapi juga ruangan penyimpanan dengan fire alarm systemfire alarm system, smoke detection dan hidran untuk di dalam maupun di luar gedung. Untuk keamanan arsip dari tindakan orang yang tidak pertanggung jawab, percayakan pengelolaan arsip pada unit khusus untuk perawatan dan pengelolaan yang sudah terlatih agar mampu mencegah dan menanggulangi ketika bencana. Setiap petugas yang masuk ke dalam ruang arsip tersebut diwajibkan menggunakan tanda pengenal yang sudah disahkan oleh pemimpin instansi atau pejabat yang berwenang.
source: http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/standar-ruang-penyimpanan-arsip-inaktif-730
